Ein Defekt ist ärgerlich. Eine verständliche Beschreibung hilft der Verwaltung und dem beauftragten Betrieb, die Situation einzuordnen und die nächsten Schritte vorzubereiten. Dafür brauchen Sie keine technische Diagnose – vor allem Ihre Beobachtung zählt.
Welche Funktion ist beeinträchtigt? Seit wann besteht die Störung? Tritt sie immer auf oder nur unter bestimmten Umständen? Mit diesen Angaben lässt sich die Situation besser einordnen als mit einer vermuteten Ursache.
Schreiben Sie beispielsweise, dass die Haustür nach dem Öffnen nicht vollständig zufällt und dies seit Montag mehrfach beobachtet wurde. Ob der Türschließer eingestellt oder ein Bauteil ersetzt werden muss, klärt anschließend der zuständige Fachbetrieb.
Wenn Sie sich auf einen bereits gemeldeten Vorgang beziehen, nennen Sie die vorhandene Vorgangsnummer oder antworten Sie im bestehenden Verlauf. Neue Beobachtungen lassen sich dann leichter mit den bisherigen Informationen zusammenführen.
Ein Übersichtsbild hilft, den betroffenen Ort zu erkennen. Ein zweites Bild kann den Defekt im Detail zeigen. Bei bewegungsabhängigen Störungen kann eine kurze Beschreibung des Ablaufs hilfreicher sein als viele ähnliche Fotos.
Achten Sie darauf, dass keine unnötigen persönlichen Unterlagen, Namensschilder oder unbeteiligten Personen aufgenommen werden. Fotografieren Sie nur aus einer sicheren Position. Die Aufnahme soll die Bearbeitung unterstützen und kein zusätzliches Risiko schaffen.
Zunächst muss die Meldung der Immobilie und dem betroffenen Bereich zugeordnet werden. Anschließend geht es um Dringlichkeit, Zuständigkeit und die Informationen, die für die weitere Bearbeitung benötigt werden. Manchmal reichen die vorhandenen Angaben; manchmal sind Rückfragen oder eine Besichtigung durch einen Fachbetrieb erforderlich.
Auch die Beauftragung hängt von der Aufgabe ab. Bei größeren Arbeiten können Angebote und eine Entscheidung nötig sein. Zugangsmöglichkeiten, Liefertermine und die Verfügbarkeit geeigneter Betriebe beeinflussen die Ausführung. Eine gute Meldung schafft dafür eine brauchbare Ausgangsbasis.
Objekt: Musterstraße 10, Eingang B. Betroffen: Haustür zum Innenhof. Seit Montag fällt die Tür nach dem Öffnen nicht mehr vollständig ins Schloss. Die Störung tritt mehrmals täglich auf. Zwei Fotos sind beigefügt. Für Rückfragen und einen Zugangstermin bin ich unter der angegebenen Telefonnummer erreichbar.
Die Angaben in diesem Muster sind erfunden. Entscheidend ist der Aufbau: Ort, Beobachtung, Zeitpunkt und Erreichbarkeit. Eine kurze, vollständige Nachricht ist für die Bearbeitung meist hilfreicher als mehrere Nachrichten mit jeweils einzelnen Informationen.
Ein Kundenportal oder Kontaktformular ist kein Notruf. Bei akuter Gefahr für Menschen wählen Sie 112. Für dringende Gebäudestörungen nutzen Sie die für Ihr Objekt angegebenen Notfallkontakte, beispielsweise aus dem Aushang oder Ihren Unterlagen.
Bei gewöhnlichen Reparaturmeldungen verwenden Sie den vorgesehenen Weg zur Verwaltung. Halten Sie ergänzende Angaben möglichst im selben Vorgang zusammen. So können neue Informationen in die weitere Abstimmung mit dem zuständigen Betrieb einfließen.
Im Kundenbereich finden Sie den Zugang zu IMMOconnect und Hinweise für die Meldung zu Ihrer Immobilie.